W przypadku umów zawieranych pomiędzy spółką kapitałową a członkiem zarządu takiej spółki, ogólne zasady reprezentacji ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym nie obowiązują, a błędne określenie reprezentacji spółki w umowie może prowadzić do jej nieważności. W jaki zatem sposób zawrzeć skuteczną i ważną umowę pomiędzy członkiem zarządu spółki a spółką, w której to zarządzie dana osoba zasiada?
- Kiedy zachodzi potrzeba zawarcia umowy pomiędzy spółką a członkiem jej zarządu?
- Umowa między członkiem zarządu a spółką z ograniczoną odpowiedzialnością
- Umowa między członkiem zarządu a prostą spółką akcyjną
- Umowa między członkiem zarządu a prostą spółką akcyjną
- Co w przypadku niewłaściwej reprezentacji spółki?
Kiedy zachodzi potrzeba zawarcia umowy pomiędzy spółką a członkiem jej zarządu?
Wbrew pozorom zawieranie umów i porozumień pomiędzy spółką a członkami jej zarządu nie należy do sytuacji rzadkich. Najczęstszą sytuacją spotykaną w obrocie gospodarczym jest zawieranie wszelkiego rodzaju umów związanych z wynagrodzeniem członka zarządu z tytułu pełnienia konkretnej funkcji w ramach spółki i świadczenia na jej rzecz usług – np. umowa o pracę, zlecenie czy kontrakt menedżerski, jak również umów dotyczących udostępnienia spółce mienia będącego własnością członka jej zarządu (nieruchomości, ruchomości – np. samochodu).
Obecnie do spółek kapitałowych możemy zaliczyć:
Dla każdej z tych spółek zastosowanie mają odpowiednie przepisy kodeksu spółek handlowych (k.s.h.)
Umowa między członkiem zarządu a spółką z ograniczoną odpowiedzialnością
Podstawowa zasada dotycząca reprezentacji w przypadku spółki z o.o. w zakresie zawierania umowy pomiędzy spółką a członkiem jej zarządu, została określona w art. 210 § 1 k.s.h.
Spółkę musi reprezentować zatem rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Należy bezwzględnie pamiętać, że nawet w przypadku powołania w spółce zarządu wieloosobowego, spółki nie może w takiej umowie reprezentować inny członek tego zarządu.
Jeszcze inaczej wygląda zawieranie takiej umowy w przypadku jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, gdzie jedyny członek zarządu jest jednocześnie jedynym wspólnikiem. Ustawodawca przewidział taką sytuację i określił ją w art. 210 § 2 k.s.h.
Jeżeli zatem wspólnik posiadający całość udziałów jest jedynym członkiem zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (spółce z o.o.), konieczne jest dokonanie czynności prawnej (np. podpisanie umowy) pomiędzy tym wspólnikiem a spółką w formie aktu notarialnego.
Warto przy okazji przypomnieć, że umowa z podpisami notarialnie poświadczonymi nie jest tym samym co umowa zawarta w formie aktu notarialnego.
Umowa między członkiem zarządu a prostą spółką akcyjną
W przypadku spółki akcyjnej zasada reprezentacji jest niemalże identyczna jak w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Artykuł 379 § 1 k.s.h. wskazuje, że:
Spółkę akcyjną musi reprezentować zatem rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia. W przypadku zarządu wieloosobowego, spółki nie może w takiej umowie reprezentować inny członek zarządu.
Również w przypadku spółki akcyjnej ustawodawca przewidział sytuację, w której jedyny członek zarządu jest jednocześnie jedynym akcjonariuszem. Kwestię dokonania czynności prawnej (np. zawarcia umowy) w takim przypadku reguluje art. 379 § 2 k.s.h.
Umowa między członkiem zarządu a prostą spółką akcyjną
Trzecią spółką kapitałową, w której zawarcie umowy pomiędzy członkiem zarządu a spółką doznaje ograniczeń ustawowych w zakresie reprezentacji, jest prosta spółka akcyjna, wprowadzona do polskiego systemu prawnego w roku 2021.
Podobnie jak w przypadku spółki akcyjnej, tak i w przypadku prostej spółki akcyjnej w umowie między spółką a członkiem zarządu, spółka musi być reprezentowana przez pełnomocnika powołanego uchwałą akcjonariuszy lub przez radę nadzorczą (art. 30067 § 1 k.s.h.).
Jeżeli mamy do czynienia z członkiem zarządu, który jest jednocześnie jedynym akcjonariuszem, zastosowanie znajduje art. 30067 § 3 k.s.h.
Co w przypadku niewłaściwej reprezentacji spółki?
Zachowanie właściwej reprezentacji przy zawieraniu umowy pomiędzy spółką a członkiem jej zarządu jest istotne z punktu widzenia ważności danej czynności prawnej. W pewnym uproszczeniu możemy przyjąć, że umowa pomiędzy spółką a członkiem jej zarządu zawarta w sposób nieprawidłowy – nieuwzględniająca wskazanych powyżej sposobów reprezentacji spółki, jest nieważna.
W przypadku np. pobrania wynagrodzenia może to oznaczać konieczność jego zwrotu na rzecz spółki.