Obsługując liczne spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bardzo często pojawiają się pytania dotyczące obecności notariusza na zwoływanych Zgromadzeniach Wspólników spółki z o.o. Wbrew powszechnej opinii, obecność notariusza wymagana jest jedynie w kilku przypadkach. Jakich?
Zgromadzenie Wspólników bez notariusza – oszczędności dla spółki
Pomimo tego, że dobrą praktyką jest protokołowanie wszystkich Zgromadzeń Wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez notariusza, to jednak ograniczenie jego obecności wyłącznie do sytuacji, w których przepisy prawa wymagają zaprotokołowania uchwał Zgromadzenia Wspólników przez notariusza w formie aktu notarialnego, może być wyraźną oszczędnością finansową dla spółki.
Aktualnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej wskazuje, że maksymalna stawka notarialna za sporządzenie protokołu Zgromadzenia Wspólników spółki z o.o. wynosi 750 złotych. Do tej kwoty należy doliczyć również stawki za sporządzenie wypisu, odpisu lub wyciągu z akt notarialnych oraz – w przypadku, gdy Zgromadzenie Wspólników odbywa się poza siedzibą kancelarii notarialnej, dodatkowe wynagrodzenie notariusza związane z dojazdem. Maksymalna kwota powiększenia wynagrodzenia za czynności poza kancelarią notarialną wynosi 50 zł za czynności w porze dziennej oraz 100 zł za porę nocą lub dni wolne od pracy, za każdą godzinę od odpuszczenia przez notariusza kancelarii, do momentu jego powrotu.
Innymi słowy – zrezygnowanie z obecności notariusza na Zgromadzeniu Wspólników, na którym jego obecność nie jest bezwzględnie wymagana, może pozwolić na oszczędność dla Spółki w wysokości około 1.000 zł za jedno Zgromadzenie.
Które uchwały muszą być zaprotokołowane przez notariusza?
Przypadki, kiedy obecność notariusza na Zgromadzeniu Wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są ściśle określone w przepisach, należą do nich:
- Zmiana umowy spółki (art. 255 k.s.h.)
Umowa spółki jest „podstawowym dokumentem” określającym funkcjonowanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Zmiana umowy spółki jest najczęstszą sytuacją związaną z obowiązkiem zaproszenia notariusza na Zgromadzenie. - Rozwiązanie spółki lub przeniesienie jej siedziby za granicę (art. 270 pkt 2 k.s.h.)
Jeżeli wspólnicy spółki podejmą decyzję o zakończeniu działalności spółki, to taka uchwała musi być zaprotokołowana przez notariusza. Jednocześnie przeniesienie siedziby spółki za granicę automatycznie powoduje skutek rozwiązania spółki w myśl polskich przepisów – „znika” ona z polskiego rejestru spółek. Należy jednak odróżnić sytuacje dotyczące przeniesienia siedziby spółki do innych państw członkowskich Unii Europejskiej oraz do krajów poza Unią Europejską. - Przekształcenie spółki (art. 562 k.s.h.)
Zmiana formy działalności wiąże się z formalnym przekształceniem spółki i zmianą wpisów w odpowiednich rejestrach (czy to KRS czy CEiDG). Ze względu właśnie na te zmiany – niejako wpisanie nowego podmiotu, przepisy przewidują konieczność notarialnego zaprotokołowania uchwały o przekształceniu.
Konsekwencje braku obecności notariusza na Zgromadzeniu Wspólników
O konsekwencjach braku obecności notariusza na Zgromadzeniu Wspólników możemy mówić tylko w przypadku, gdy przepisy prawa wymagają od nas zaprotokołowania konkretnej uchwały w formie aktu notarialnego (sytuacje wskazane wyżej).
Jakie mogą to być konsekwencje?
- W przypadku uchwały dotyczącej zmiany umowy spółki – brak prawidłowej zmiany umowy spółki ze względu na brak możliwości wpisania zmiany do KRS (przepisy jednoznacznie wskazują, że do zmiany umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością konieczne jest podjęcie uchwały o zmianie, ale również wpisanie jej do rejestru KRS – w przypadku złożenia wniosku do KRS nie zostanie ona po prostu zarejestrowana i uwzględniona).
- W przypadku rozwiązania spółki lub przeniesienia jej siedziby za granicę – uchwała taka jest nieważna z mocy prawa (również i w tym przypadku KRS odmówi uwzględnienia złożonego wniosku na jej podstawie).
- W przypadku przekształcenia spółki – uchybienie formie protokołu notarialnego również skutkuje nieważnością uchwały z mocy prawa.